計上されている売上は、入金が行われていない状態では売掛金として管理されています。

例えば、10,000円分の注文を受けたとすると、帳簿上では借方に売掛金10,000円、貸方に売上10,000円と記します。

そして、注文分の代金が入金された際には、借方の10,000円は当座預金になり、売掛金は0円となります。

実際に入金が行われた際に、売掛金としてのデータを消す作業を「入金消込」と言います。

企業規模によって異なりますが、経理の担当者は毎月数百から数千という膨大な数の入金消込作業をこなさなければいけません。

中には、一つのクライアントに対する複数の請求が一括で入金されていたり、請求先と入金先がグループ会社や親会社など別になっていたり、金額の間違いや入金予定日に入金がないなど、一つひとつ確認が必要となるため、入金消込の業務を手動で行うと1日がかりの大仕事となります。

企業間の取引などでは、支払い側である取引相手に合わせた処理が必要になることがほとんどです。

例えば、支払日であったり、半分現金・半分手形や振り込み以外などの決済の方法も、取引相手によって異なることがあります。

それぞれ入金消込を行うタイミングや注意しなければいけない点が違うために、入金消込用のシステムを作ることが難しく、手動で行われることが多くなってしまうというのが現状です。

また、自社の運用に合ったシステムを独自に開発する企業もありますが、開発からメンテナンス、システム改修などに多額のコストが必要となります。

目視、手動での消込業務の場合、ヒューマンエラーのリスクが高くなります。例えば、まだ入金されていない未回収の売掛金を消込して、結果として代金の回収もできずに処理を済ませてしまうことや、逆に入金が済んでいるのにも関わらず、消込漏れなどのミスから二重請求をしてしまうことなどが挙げられます。

それらのミスが起きると、取引先へ説明や謝罪などの対応が必要になったり、決算時に帳簿と残高の不一致などの不具合を起こしてしまいます。

入金消込は、事業が好調であるほど煩雑さも件数も増えていきます。お金の問題で不具合を起こして取引先に迷惑をかけることは信用を失うことにつながるため、経理担当者には相応のスキルやノウハウが必要です。

そのため、経理担当者の退職や異動は企業にとって大きなリスクとなります。

例えば取引先からの入金額が本来の請求額よりも不足している場合や、入金された金額が振込手数料を差し引いたものである場合、また未入金があった場合には消込を行わず、次月分と合算して請求を行ったり（繰越請求）、不足分の催促をしたりといった対応を取ります。そのため、経理にとっては複雑で面倒な確認作業を求められます。

手作業による消込業務のリスクをなくしたい場合には、決済代行サービスを利用することがおすすめです。アウトソーシングサービスの利用によって、様々なトラブルのリスクをなくせるだけでなく、業務の効率化を図ることも可能になります。

決済代行サービスが請け負う具体的な内容は、与信審査や請求書の発行や代金の回収・管理など幅広い業務にわたります。他にも取引先への未回収金の催促の代行や、入金が確認できない請求を代行会社が代わりに支払う保証などもあります。

これまで社内で賄えていた業務を外注することによるコスト増はありますが、数字の見間違いなどのヒューマンエラーをなくせることや、スムーズな請求ができることによるキャッシュフローの改善、消込作業の効率化といった様々なメリットがあります。