請求書を破棄する場合、丸めてゴミ箱に放り、そのまま可燃ごみに出すというわけにはいきません。請求書には会社や顧客の大切な情報が記載されているため、処分する際には、シュレッダーにかけるなどの第三者に読まれないような処置が必須です。

書き損じた請求書を溜めておいて、まとめてシュレッダーにかけるということもあるでしょう。しかし「量が多くてシュレッダーにかけるのが一苦労」という場合には、溶解処理という選択肢もあります。名前の通り、書類を溶液で溶解してリサイクル原料に変える処理方法で、請求書を箱に詰めてそのまま処理業者に渡すだけで、安心かつ環境にやさしく書類を処理できます。

万が一の場合を考え、請求書を破棄する前にスキャンして電子データにするか、パソコンで作成したデータをPDF形式で保存することをお勧めします。データにして保存しておくと、後々トラブルが起きた際など役に立ちます。また電子データは紙の書類と違い、大きな保管スペースを取ることもありません。

平成27年の税制改正後、スキャナ保存制度によって、保存要件を満たしていればスキャン後に請求書の原本を破棄しても良いことになりました。（法律によって法人は7年間（事業者によっては9～10年間）、個人事業主は5年間（事業者によっては7年間）の保存期間が定められています）

ただし、要件の定められたスキャン用機器の導入や所轄税務署長の承認などが必要となりますので、電子データによる保存へ切り替える際にはあらかじめ必要事項を確認しなければいけません。

発送済の請求書にミスが見つかった場合は、迅速な対応が肝心です。対応が遅いと取引先からの印象が悪くなり、これまで築いてきた信頼関係を壊してしまいかねません。

取引先から指摘を受けた時はすぐに調査に移り、請求書にミスが認められた場合には丁寧に謝罪をしましょう。そして、新たに正しい内容の請求書を発行して、相手方には誤った請求書の破棄、もしくは返送をお願いしましょう。

請求書の記載ミスによって信用に傷がつく上に、先方には余計な手間を取らせることになります。今後も取引を続けるためには、電話などによる口頭での謝罪も大切ですが、お詫びと調査結果の報告、同じミスをしないための今後の対応などを記載したお詫び状を再発行した請求書に付けて送る必要があります。

謝罪に必要な要件としては以下の通りです。

＜日付＞

お詫び状の発送年月日は和暦で書きます。算用数字を使って右寄せで書きましょう。

＜宛名＞

お詫び状を出すお相手の会社名と部署名、役職名、担当者名を書き添えてください。省略せず、しっかりと正式名称で書きましょう。

＜差出人＞

差出人の会社名と部署名、役職名、担当者名を正式名称で書きましょう。

＜件名＞

お詫び状のタイトルを簡潔かつ具体的に明記します。

＜前文＞

前文は「頭語（拝啓）」「時候の挨拶（お詫び状の場合省略可）」「相手の安否を気遣う挨拶」「日頃の感謝とお礼を伝える挨拶」の順番で、形式に従って書きましょう。

＜主文＞

「請求金額の相違のお詫び」や「請求書の誤記のお詫び」、「ミスの調査結果」、「今後の対応策」、「許しを請う言葉」などを書き記しましょう。

＜末文＞

末文に「結びの挨拶」を入れ、改行して行末に「結語（敬具）」を書きましょう。

請求書を再発行した場合、取引先が最初の請求書と再発行したものを混同してしまったり、二重請求の要因になったりというリスクが生じます。そのため、再発行した請求書には再発行であることが分かるような記載をつけて、間違いが起こらないようにしましょう。

タイトルに（〇月〇分付請求分の再発行）などと付け加えたり、再発行であることを示すスタンプを使うケースもあります。

再発行した請求書の管理番号は前回発行分の連番にします。こうすることで訂正前後の請求書を適切に管理できますし、新たな売上ではなく訂正があったことが簡単に判断できるようになります。市販の請求書を用いる場合には、複写式のものにあらかじめ連番を振っておくと、管理が効率的に行えます。

再発行した請求書の日付は、前のものと同じにするのが一般的です。請求書には法律で定められた明確な記載ルールはないとはいえ、企業間での取引を証明するための重要な書類であるため、発行日を変えずに記載して透明性を保たなければならないからです。ただ、企業によっては異なった考えの場合もあるため、念のため取引先に確認をとってください。