入金確認はその名の通り、取引先から入金が行われた事実を確認する処理です。入金の形態は銀行振り込みだけでなく、現金での受け取りや手形などでも行われます。

消込（けしこみ）は、帳簿上で「商品やサービスを提供したが代金を受け取っていない案件（売掛）」と「実際に代金が入金された金額」を照合し、支払いが確認できた時点で売掛金を消去する処理です。

入金の有無を確認する作業がメインですが、単純に入金を確認すれば良いというものではなく、誰からの入金なのか、どの案件の入金なのか、請求した金額と入金された金額が一致しているかを取引先のごとに1件ずつ確認する必要があります。

取引先によっては振込手数料の節約のため、ひと月に発生した案件をまとめて入金する場合があるので、どの案件の入金なのか、慎重に確認することが大切です。

入金確認をしたら、帳簿上で処理を行います。売掛金として計上していた金額に対し、入金された事実を反映して売掛を消します。また、消込と同時に請求額と入金額にズレがないか、入金が遅れていないかもチェックします。

ここで違算が発生すると入金確認をし直すことになってしまいますので、入金管理がしっかりされていることで成り立つ処理と言えます。

取引形態によっては月末に入金が集中しがちです。数件程度の取引であれば、そう時間はかかりませんが、数百件またはそれ以上の取引がある場合は、目視での確認に膨大な手間と時間がかかってしまいます。目視で確認を行うと、イレギュラーに対して柔軟に対応できるという利点はありますが、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

手作業で入金確認・消込業務を行っている企業は多くありますが、取引数が多い場合は、大きな負担となってしまいがちです。処理を行っているスタッフが多くない場合、その負担は計り知れません。

販売管理システムを導入していても、対応していない作業にはエクセルを使用しているという企業もあるかと思います。エクセルに記載する際にも一つひとつ項目を確認してから入金された案件を見つけ、手作業で消し込んでいくため膨大な時間を要します。

請求に対し締切日までに入金がされていなかった場合は催促をします。ですが、もしも入金されている事実を見落として催促してしまった場合、企業に対しての信用を失ってしまうリスクも起こり得ます。

信用問題にかかわる取引先の与信審査をスピーディーに行うことができます。その他にも、請求書の発行や送付、未収金の回収、ヒューマンエラーが起きやすい入金管理なども任せることができます。

請求代行サービスを利用することで、「時間」を得られること、つまり業務の効率化が可能になる点がメリットのひとつとして挙げられます。また、未収金の回収リスクを回避することができるため、精神的な不安を払拭することにもつながります。

請求代行サービスを利用することで煩雑な事務処理を簡略化し、さらに主軸の業務に集中しやすい環境づくりを目指すことができるようになるでしょう。