請求書とは、商品やサービスを納品した後、取引した相手に対して期日までに代金の支払いを請求するために発行する書類です。一般的に、支払い期日、商品・サービスの内訳、消費税込みの合計金額、支払い先など大まかな内容が記載されています。

請求書よりも細かい内容を記載したものを請求明細書または支払明細書と呼びます。取引によって合計金額を記載していない請求明細書と合計金額のみを記した請求書を併せて送付する企業もあります。

請求明細書（支払明細書）は用途に応じて使い分けられ、一般的には次のような種類が存在します。

＜給与＞

企業が社員に対して、給与を支払う際の給与支払い明細書です。

＜賞与＞

賞与(ボーナス)を支払う際の明細書です。

＜退職金＞

こちらも上記2つと同様に明細書が発行されますが、会社によっては発行されない場合もあります。

＜業務委託＞

業務委託先との取引の内訳を確認するために発行される明細書です。

＜配当金＞

個人で所有している株の配当金が支払われた際に、支払通知書を兼ねた「配当金支払証明書」という明細書が発行されます。

国税庁が公表している請求書等の記載内容は次のとおりです。

・書類作成者の氏名または名称

・取引年月日

・取引内容（軽率減税の対象であることを示す）

・税率ごとに区分し、合計した税込金額

・請求証明書の交付を受ける相手の氏名又は名称

出典：№6625　請求書等の記載事項や発行のしかた［令和2年4月1日現在法令等］｜国税庁

請求明細書はこれらに、商品の名称、単価、数量などの詳細を加えます。

ただし、請求明細書の記載には決まったルールがあるわけではありません。重要なのは「取引先が内容を把握しやすい状態であるかどうか」です。スムーズに入金してもらうという目的を果たすためにも、わかりやすい表記を心掛け、締め日や支払期日など取引先の要望を組み込んだものを作成しましょう。

請求書と請求明細書を分けて作成する場合は、同じタイミングに発行するのが一般的です。

同じタイミングに発行することで、取引先が請求内容を把握しやすくなるだけでなく、二重計上のリスクの回避、期日までに代金を支払ってもらいやすくなる、といったメリットがあります。

請求業務において、請求書と請求明細書を同時に発行すれば何の問題もありません。しかし、ほとんどの企業は請求書に明細を記載しているケースが多いようです。請求書に明細を書くことでどのようなメリットがあるのでしょうか。

＜円滑な請求＞

すべてが一枚にまとめて記載されている場合、取引先は一目で発注内容に不備がないか、誤りがないかなどを確認でき、円滑な請求へとつながります。

＜取引先との認識や情報を共有する＞

明細と合計金額を1枚に集約して発行することで、取引を行ったという情報を正確に共有するためのツールとなります。

請求書に明細を記載するメリットをいくつかご紹介しましたが、取引先から求められない限り、合計金額だけを記載した請求書を発行、送付しても問題はありません。ですが、請求書に明細を記載しておくことで、請求業務の効率化や取引先との認識のずれを減らせるため、請求書に明細を記すことは大きなメリットに繋がると言えます。

請求書と請求明細書は同じような扱いになります。ですが、請求明細書にどれだけ細かく明細を記しても、肝心の請求合計額が記載されていなければ請求することができません。請求明細書で請求業務を行うためには、消費税を含む合計金額が記載された請求書を別に用意するか、請求明細書の項目に金額の記載欄を加える必要があります。

請求明細書を取引の証明資料として扱う場合、取引の内容は正確かつ詳細に記載しましょう。

そうすれば、一時的な注文の変更や担当者以外の人間が対応した場合でも適切に処理ができ、業務の手間がかかりません。また、後日取引先から問い合わせがあった際に迅速な対応ができます。記載に関して公的な規定はありませんが、誰が見ても把握できるようにすることが大切です。