請求書とは取引によって発生した代金を取引先に請求する書類のことで「証憑書類(しょうひょうしょるい)」に分類されます。証憑書類は主に企業間で取引があった際に発行され、取引をした際の証拠となります。

証憑書類が発行される理由は「口約束などの不確かな取引契約ではなく、きちんとお互いの同意のもと取引が成立している」ということを証明するためです。

そして、証憑書類には法律で定められた「保存期間」というものが存在します。

法人の場合、請求書の保存期間は7年間と定められています。7年間の間は帳簿とともに保存しておかなければいけません。ただし、平成27・28年度の法改正に伴い、「平成30年4月1日以後に開始する欠損金が発生する事業年度に発行された請求書」は保存期間が10年に延長されました。

個人事業主は法人と異なり、請求書の保存期間は5年間と定められています。ただし、帳簿のみ保存期間が7年間になります。また、前々年度の課税売上高が1,000万円以上になると「課税事業者」という扱いになり、請求書の保存期間は法人同様7年間となります。

先述したとおり、請求書などの証憑書類は7年間保存しなければなりません。

7年間とは、請求書が発行された日を起算日にするということではなく、その事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間という数え方をします。(※確定申告の提出期限は、事業年度の終了日から2か月以内)

例えば、8月が決算の場合、10月31日が確定申告の期限日となります。

そのため平成26年9月1日から平成27年10月31日までに発生した請求書に関しては「令和3年10月31日」までが法人の保存期間です。

個人事業主の場合も法人と同様、請求書が発行された事業年度の確定申告の期限日の翌日から5年間となります。

こちらも例を出すと、平成26年度の確定申告は平成27年3月15日までとなります。

なので、平成26年1月1日から平成26年12月31日までに発生した請求書の保存期間は「令和元年3月15日」までです。

ここまで、請求書を受け取った側の保存義務について紹介してきましたが、発行した側には保存義務はないのでしょうか。

法人税法、所得税法で保存義務が定められている書類には次のようなものがあります。

1.取引先から受け取る注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、これらに準ずる書類

2.自ら発行した書類の写し

1に関しては受け取る側が該当します。2に関しては発行した側が該当し、請求書の写しは発行義務がないため、写しがなければ保存しなくても問題ないということになります。

ですが、後日に入金確認などを行う手間を考えると、請求書の写しを保存しておく方が賢明であると言えます。

インボイス制度は、2023年の10月1日以降に導入される新しい制度のことで「適格請求書等保存方式」とも呼ばれます。

インボイス制度では、適格請求書とその控えの保存が義務化されます。また、請求書を発行した側、受け取った側のどちらも7年間保存しなければなりません。細かい税率の記入や事業者登録番号などの記入も必要になってくるので、覚えておいたほうが良いでしょう。

請求書の保存は紙での保存が原則となります。そのため、メールの添付としてPDFで送信された請求書データも、プリントアウトして紙の状態で保存が必要です。ただし、保存期間の最後の2年間に関してのみ、マイクロフィルムでの保存も認められています。

近年、インターネットの普及により電子データでの取引が多くなりました。また、紙で保存する際の負担を減らす目的で、国も書類の電子データ化を推奨しています。

要件を満たせば、CDやDVDなどの電磁気媒体やスキャナの読み取りによる保存も認められています。ただし、保存をする3か月前までに所轄の税務署所長の承認が必要です。保存要件に関する詳細は、電子帳簿保存法で確認してください。