請求代行ガイド

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請求代行とは

日頃からの業務で、経理や請求業務を担当している方には次のような悩みがつきものです。

・顧客ごとに与信や請求書発行、入金管理や督促、回収について、管理をその都度行わなければならないこと。
・売掛金の未回収のリスクを無くしたい。
・与信審査に時間がかかってしまっている。
・業務のリソースがお客様への費用回収や催促に割かれてしまっているため、営業活動に充分に専念できていない
・大量の請求業務や売掛入金消込業務、売上入金管理業務が、煩雑になってしまう。

請求業務は毎月必ず発生する業務ですので、取引する顧客の数が増えれば増えるほど、請求業務も比例して増えてしまいます。請求業務は複雑でありながら、定期的に行わなければならないため、人員や時間を割かねばならず、請求業務は社内業務の中でも大きな負担になっている場合が多くあります。定められた期日内に正確に業務をこなさなければならないということが、業務担当者の負担となっている場合もあります。

以上のような課題を解決するためのサービスが「請求代行サービス」です。

請求代行サービスとは、請求書の発行や送付などの作業を代行してもらうサービスです。
取引先に請求した金額を実際に回収して入金確認までを行ってもらうことができます。
取引先からの入金が未払いだった場合でも、請求した料金は100%保証されます。
その他にも、与信審査や管理業務に関しても任せることができます。

請求代行サービス利用の流れは以下の通りです。

①まずは請求依頼をします。サービス事業者は請求依頼の情報を基に、取引先の審査を行います。

②審査に通過すると請求書が発行されます。依頼元の企業名が明記された請求書をメールと郵送で取引先に送付します。印刷や封入作業を行う必要はありません。

③取引先は請求書に記載されている口座に代金を支払います。後日、サービス事業者側から、取引先から振り込まれた代金が入金されます。これにより、未入金のリスクから解放されます。

請求代行サービスはどういった場合に利用するべき?

請求代行サービスは、いったいどのような場合に利用するべきなのでしょうか。
請求業務に関して、単に請求書の書類を作って取引先に送付するだけの作業なら、単純作業なので誰にでもできることです。しかし、取引の性質上、請求した売上は売掛金の扱いになるため、売り上げた金額が実際に入金されるまで、しっかりと状況を確認しておく必要があります。

請求処理の流れとして、請求書の発行は正確に定められた期日までに対応できているものでなければなりません。仮に、請求漏れなどがあった場合は大きな問題になってしまいます。取引先の顧客の数や請求の件数自体がそれほど多くなければ、手間もあまりかからずにミスも起きにくいかと思います。しかし、取引する顧客の件数や請求の数が膨大だった場合は、専門の請求代行サービスを利用することで、売上データと請求書にズレが生じてしまうリスクを回避することが可能です。

飲食店や小売店など、納品がその取引ごとに発生するような取引の場合は、請求自体が月ごとの請求の場合でも、請求を締めるタイミングで金額や数量に間違いがないように集計をして請求書を送付する、というのが理想の請求の形です。
請求業務は月末から月初めにかけて作業が集中しがちなため、社内に請求業務専門の固定スタッフを抱えるよりも、月1回請求代行業者に業務を依頼するほうが、コストの削減につながります。

請求代行サービスを導入するメリット

請求業務は、本来の業務に付随する必須の業務です。そのため、請求業務による負担が大きくなると、本来の業務に充てられるはずの人員や時間、コストが圧迫されることとなる場合もあります。

裏を返せば、請求代行サービスを利用することによって、従来よりも多くの人員や時間、コストを本来の業務に割り当てることができるということです。
本来の業務へのより一層の注力を実現すること、営業活動や業績向上に集中できる環境作りの支援となることが、請求代行サービスを利用するメリットの一つです。

また、請求代行業務を専門の業者に任せることで、さまざまなリスクを回避することが可能になります。特に取引先の顧客の売掛金未払いのリスクを避けることができるので、安定した利益を獲得することができるのも大きなメリットです。後払いで生じるリスクもなくなるので、先払いにしか対応しておらずに失注してしまった、というパターンを防ぐこともできます。

先述したような、取引する顧客が増えて請求業務が追いつかなくなってしまうという心配もありません。さらに請求代行サービスを利用することで、与信審査をスピーディーに行えるようにもなります。新たな顧客と取引をすぐに始められるのも大きなメリットです。

請求代行サービスを利用する際に気をつけること

請求代行サービスの中には、発行する請求書のフォーマットが変更できない場合があります。フォーマットを1つに固定することで、余計なコストを減らしてサービスをより低価格で提供してもらうことに繋がりますが、取引先が第三者から請求書が届いたと感じて、不信感を抱かれてしまう可能性があります。

請求代行サービスを利用する場合は、取引先に対して丁寧に説明をする必要があります。
必要があれば資料を提供するなどの対応をして、しっかりと取引先から理解を得ましょう。

また、請求代行サービスを利用していると、請求業務を業者に全て任せていることになるので、請求に関する業務確認が疎かになり、支払い状況について把握しにくくなるというデメリットもあります。

そのため、請求代行業者に業務を任せつつも、定期的に支払いが確実に行われているかについて、自社でも確認を行う必要があります。実際に、代金がきちんと支払われていなかったということになってしまうと、取引先からの信頼を無くしてしまいかねないので注意が必要です。

請求代行業者との定期的なコミュニケーションをしっかりと取ることも大切になります。

請求代行サービスを選ぶポイント

①与信審査のタイミング

与信審査のタイミングは、大きく分けて2つあります。利用したい請求代行サービスによって与信審査のタイミングが違うので、注意しましょう。

1つは、顧客と取引を開始する前ではなく、注文ごとに与信審査を行う場合です。最初の取引を開始する前に与信審査が不要なため、単発での取引をする顧客が多い場合に特に向いています。

もう1つは、顧客と取引を開始する前に事前に与信審査を行う場合です。注文ごとに与信審査をする必要がないため、継続的に取引をする顧客が多い場合に向いています。どちらの与信審査のタイミングが良いのかを考えて、サービスを選びましょう。

②与信上限枠

与信の上限枠もサービスごとに定められています。

上限枠が1社あたり300万円のサービスの業者あれば、高い所では1,000万円が上限の業者もあります。ですので、請求代行サービスの導入を検討している場合は、上限枠についても良く考えて選ぶ必要があります。

③利用料金

月ごとの利用料金についても、サービスを選ぶ重要なポイントになります。

毎月の月額費用に加えて保証料がかかるサービスもありますし、保証料のみで導入できる、初期費用や月額費用が一切不要なサービスもあります。保証料に関しては、取引する金額や商材、販売方法によってそれぞれ異なってきますので、事前によく確認しておく必要があります。

④対応している業界

対応している業界について知っておくことも重要です。

請求代行サービスの中には、サブスプリクションなどの継続課金ビジネスに対応していないなど、特定の業界に対応していないサービスがあります。
特に、新たな事業を展開しようとしている場合などは、サービスがどのような業界に対応しているのかについて確認しておく必要があります。

⑤依頼できる業務内容

請求代行サービスのサービス内容によっては、請求書の発行のみを取り行っているサービスがあります。

そのようなサービスよりも、請求書を発行した後に発生する入金管理や入金消込、督促などの業務まで代行してもらえるサービスの方が、使いやすいサービスであるといえます。

請求書発行のみのサービスに比べると利用料金はどうしても高くなってしまいますが、多くの請求業務を任せることができるサービスを選ぶことで、これまでの請求業務に必要だったリソースを減らすことが可能になる場合があります。

利用できるサービス内容についてよく吟味して請求代行を依頼するようにしましょう。

おすすめの請求書代行サービス3社

マネーフォワードケッサイ

面倒な請求業務を全て代行してくれます

マネーフォワード ケッサイは請求書の発行だけでなく、与信審査から代金の回収、入金確認や最速まで、請求業務を一括で代行してもらうことのできるサービスです。

また、与信審査も最短だと数秒で終わるだけでなく、利用利率が0.5%~3.5%と安く設定されているので利用しやすくなっています。未入金が発生した場合でも、全額の入金を保証してもらえるため、安心して利用することができる請求代行サービスです。

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請求管理ロボ

1つのシステムで毎月の請求業務を自動化

請求管理ロボでは、請求業務に関わる作業はもちろん、会計ソフトとのデータ連携を強みとした、入金・消込管理を行ってくれるサービスです。

1度登録した継続的な取引のある顧客情報は、取引先が希望する背永久のタイミングなどに合わせてシステムが請求や入金の管理を行います。クラウドサービスであるため、請求業務に関するメンテナンスや保守作業も必要ありません。

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NP掛け払い

毎月の面倒な請求払いから解放します

NP掛け払いは、リスクを100%保証してもらうことができる請求代行サービスです。

支払いの遅延や未払いのほか、貸し倒れの場合でも100%の代金を保証してもらうことができます。もちろん、請求業務を全て一括で代行してもらうこともできます。また、簡単な手続きだけで利用できるのも魅力の一つです。

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